數位轉型中的郵件管理革新——
收授郵件影像管理系統助力保險公司優化郵件處理流程
在傳統的紙本郵件處理流程中，郵局將掛號信件或重要文件投遞至接收單位，這看似簡單的過程卻潛藏著極大的風險。尤其對於保險公司而言，郵件內往往包含重要的契約、理賠申請或機密資料，一旦郵件因人為疏忽而遺失，將可能帶來無法估量的法律風險和責任。郵件遺失不僅會延誤處理流程，影響客戶的權益，更可能導致資料外洩或誤處，進而損害公司的信譽。
然而，這些風險可以透過導入郵件影像管理系統來有效避免。透過系統不僅能提升郵件管理的精準度與效率，還能減少人為錯誤帶來的風險，同時大幅優化郵件追蹤和監控的能力，助力保險公司實現數位轉型。
在保險業務中，紙本郵件仍然是重要的溝通和文件傳遞方式。然而，傳統的郵件處理模式存在多種風險，包括：
1. 郵件遺失：在傳遞過程中，郵件可能因多重接手或人為疏忽而遺失，影響業務的進度和準確性。
2. 延誤處理：紙本郵件的流轉速度較慢，可能導致承辦人無法及時收到重要文件，從而延誤作業流程。
3. 缺乏透明度：紙本郵件的處理過程無法被有效追蹤，難以追溯郵件的具體流轉情況，增加管理上的不便。
針對上述挑戰，CHIGA Matrix 收授郵件影像管理系統提供了一套完整的數位化解決方案。
（本次分享案例－保險公司全集團導入CHIGA Matrix 收授郵件影像管理系統）
CHIGA Matrix 收授郵件影像管理系統的優勢：
1. 降低遺失風險：郵件影像管理系統可將郵件的影像進行數位化處理，包括掃描每封郵件的內容及條碼，並自動記錄到系統中。每位承辦人在接收紙本郵件前，便可先行核對影像資料，確保郵件的準確性。
2.條碼識別與查核功能：系統自動識別掛號信件上的條碼，將郵件追踪資訊儲存於系統中，方便未來查核。這能有效減少因手動處理帶來的錯誤，並確保郵件的每個流轉步驟都可被清晰記錄。
3. 文件屬性標籤與分類：系統內建文件掃描與快捷標籤功能，能夠快速定義每封郵件的屬性及名稱，讓承辦人員能輕鬆管理大量文件。這不僅加快了郵件處理速度，也方便後續的查詢和歸檔。
4. 跨部門郵件流轉與權限管理：郵件影像管理系統具備跨總公司與分公司郵件流轉的能力。當分公司收到郵件後，透過系統登錄並掃描郵件，並將影像檔傳送至其他單位。這樣的操作可以提前完成郵件內容的確認，確保紙本郵件到達時，所有資料已準備妥當。
5. 全程追蹤與稽核：郵件影像管理系統記錄了每封郵件的接收、處理和流轉過程，讓每位承辦人可以在系統中點收郵件，所有動作均留有紀錄，供日後稽核和追蹤使用。
6. 系統整合與資料分享：該系統還支援與其他業務系統的介接，透過 API 或Web Service將郵件影像資訊提供給相關的業務系統。這種整合不僅提高了作業效率，還能供其他業務系統進行取用，減省重複作業，優化業務流程。
有與無郵件影像管理系統的差異：
無收授郵件影像管理系統時，紙本郵件完全依賴手動處理與分發，過程中容易發生遺失、延誤或錯誤。
承辦人無法即時查看郵件內容，僅能在收到紙本文件後開始處理，整個流程缺乏透明性和追踪能力。
導入收授郵件影像管理系統後，所有郵件自到達公司時即被數位化處理，並通過系統記錄、追蹤和流轉，讓每位相關人員都能實時掌握郵件狀態。
承辦人員能更快、更精準地完成業務處理，避免了因遺失或延誤所帶來的風險，系統內建的統計報表還能提供郵件處理的統計數據，協助公司更好地評估郵件處理效能。
礙於紙本郵件包含信封袋與內容文書，首要挑選適合執行數位化工作設備：
導入收授郵件影像管理系統，最為重要就是如何快速將紙本郵件執行數位化作業。因考量到來信之郵件不一，有稍微厚的信封袋、磅數高的信封袋、開窗信封、一般平信信封以及內文所付之文件，我們要考慮的是如何幫助使用者快速的執行數化工作，所以本文以實際完成之客戶案列，推薦EPSON DS-32000專業式高速文件掃描設備來執行前端數位化的作業。
（採用Epson DS-32000 一次解決紙本郵件厚信封與附件文件一併作業的高速掃描設備）
導入收授郵件影像管理系統是一個重要的數位轉型步驟，為了確保順利且成功的實施，
關鍵面向需要特別注意：
1. 需求分析與系統選擇
在導入系統之前，必須進行詳細的需求分析。保險公司應了解自身的郵件處理流程，確定系統需要具備的核心功能，如條碼識別、自動掃描、郵件分類與標籤、權限控管等。同時，也需要評估系統是否具備靈活性，能夠與公司現有的其他業務系統進行無縫整合。
2. 權限管理與安全性
收授郵件影像管理系統涉及到大量機密文件的處理，保險公司需要特別注意權限的管控。
系統應具備精細的權限管理機制，確保只有授權的員工可以查看、編輯或傳送郵件資料。
此外，郵件影像檔案需要加密存儲，避免因系統漏洞或外部攻擊而導致資料外洩。
3. 流程優化與系統整合
導入收授郵件影像管理系統後，需要重新審視和優化現有的郵件處理流程。這意味著需要將系統的功能與現有的工作流程無縫結合，並確保所有相關部門能順暢使用系統進行郵件流轉。
特別注意的是，調整郵件處理流程，將數位化操作融入日常作業，避免系統成為業務負擔。
4. 員工培訓與操作適應
導入新系統的關鍵在於員工能否熟練操作。因此，培訓計劃必不可少。公司需要為郵件處理人員、承辦人員和管理層設計不同層級的培訓課程，確保每個人都能充分掌握系統操作技巧。
5. 數據備份與系統穩定性
郵件影像管理系統處理的數據至關重要，因此必須確保系統具備穩定性和容錯性。公司需制定完善的數據備份方案，並確保系統能在發生問題時快速恢復運行。
6. 持續改進與效能監控
系統導入後，應該持續收集使用者反饋，評估系統效能並進行改進。收授郵件影像管理系統的實際運行狀況應定期檢視，並針對處理速度、流轉效率、數據安全等進行持續優化。
結論：
收授郵件影像管理系統不僅為保險公司帶來了全新的郵件處理方式，也讓紙本郵件處理變得更加安全、高效和透明。透過數位化的影像管理和全程追蹤機制，企業能夠大幅降低風險，優化作業流程，並提升整體郵件管理效率。在數位轉型的道路上，收授郵件影像管理系統或許是邁入數位轉型路途上一個不可或缺的關鍵工具。
發布時間：2024/09/24 撰文：基嘉科技股份有限公司