民眾申請書紙張消耗量大 且要保存多年 推動無紙化勢在必行
創立於 2000 年的基嘉科技，長期以來一直致力於文件數位化的推動，希望透過數位化及達到資訊安全的目標，協助企業、政府機關體系的作業流程，同時間提供跨平台應用、客製化的公文、文件影像管理資訊系統。
基嘉科技創立後，即鎖定發展文件影像管理、文件數位化、文字辨識、新電子簽名技術，因為市面上相關產品有許多問題尚未克服，如無法確保簽署人是否為本人親簽、電子簽名的確效性及適法性等，以至於無法大量應用在公部門體系之中，導致目前作業流程還是以紙本為主，而在現今技術提升的情況下，也慢慢解決這樣的問題。
根據基嘉科技分析資料顯示，企業、公部門引進文件數位化之效益非常多，首先在成本效益部分，採用文件數位化後，減少紙本查找、列印、傳遞、歸檔之人力，以及長時間儲存紙本同意書所需之空間成本。
而產生時間部分，傳統紙本文件的填寫日期容易引發爭議，因紙本難以證明所有內容之準確編輯時間以及修改歷程，數位化之後系統將記錄準確之歷程，可減少文件竄改之爭議。
基嘉科技表示，將民眾申請書進行數位化再加上電子簽名，在時間效益部分，當透過Chiga-Sign 民眾申請電子簽名系統，快速以No Code方式產生數位申請書並結合文件掃描功能，快速將提示的附件如身分證..等文件結合於申請書上，使民眾也可知道所申請的文件為何，提示資料附件機關如何運用，不僅民眾安心，也大大提升申請書文件行政作業之效率。
至於資訊安全部分，由於數位化文件能提供比紙本文件更好的系統管控機制，控管文件閱覽者權限能保護民眾隱私，數位簽章技術能確保文件不可竄改，時戳機制能證明文件編輯時間，可謂是符合資訊安全、文件保存、節能環保，多重好處。
目前基嘉科技Chiga-Sign 民眾申請電子簽名已有眾多公部門使用，預計2024年更著重在於資料加密保護隱私、簡化操作、資訊安全的版本升級角度上更加精進。
電子簽名整合文件管理系統整體系統說明圖